El libro de órdenes y asistencias es el registro oficial de la obra en el que el director de obra y el director de ejecución anotan sus instrucciones a la constructora y dejan constancia de sus visitas. Forma parte de la documentación obligatoria del seguimiento de la obra, debe estar disponible en ella y sirve después como prueba de qué se ordenó y cuándo.
Para qué sirve el libro de órdenes
Una obra genera muchas instrucciones: cambios de detalle, aclaraciones del proyecto, correcciones de algo mal ejecutado. Dichas de palabra se olvidan o se discuten. El libro de órdenes las convierte en un registro fechado, firmado y ordenado que cualquier agente puede consultar.
La Ley de Ordenación de la Edificación (LOE) lo menciona expresamente. Entre las obligaciones del director de obra está resolver las contingencias que surjan y consignar en el libro las instrucciones precisas para interpretar correctamente el proyecto. Entre las del director de ejecución está consignar en él las instrucciones precisas sobre la ejecución material.
El Código Técnico de la Edificación (CTE), el conjunto de exigencias técnicas que deben cumplir los edificios, lo incluye en la documentación obligatoria del seguimiento de la obra junto con el libro de incidencias, el proyecto con sus modificaciones autorizadas, la licencia y el certificado final de obra.
Quién escribe en el libro y quién firma
Según el CTE, en el libro de órdenes el director de obra y el director de ejecución consignan las instrucciones propias de sus respectivas funciones. Es, por tanto, un documento de la dirección facultativa: quienes ordenan son ellos.
La constructora, normalmente a través del jefe de obra, firma cada anotación para dejar constancia de que la ha recibido. Esa firma de enterado no significa que esté de acuerdo, sino que conoce la orden. Si discrepa, lo prudente es manifestarlo por escrito, en el propio libro si el modelo lo permite o en una comunicación aparte que haga referencia a la anotación.
La parte de asistencias registra las visitas de la dirección facultativa: fecha, quién acudió y, en su caso, qué se revisó. Sirve para acreditar que la dirección ha estado presente en la obra con la frecuencia que exige su labor.
Qué se anota y cómo redactar una orden
El libro no es un diario de obra ni un acta de reunión. Se reserva para lo que tiene peso técnico o contractual. Primero se enumeran las anotaciones habituales y después los datos que conviene incluir en cada orden, en el orden en que se escriben.
- Instrucciones que interpretan o aclaran el proyecto, por ejemplo un detalle constructivo que los planos no resuelven.
- Órdenes de corregir, demoler o rehacer un trabajo que no se ajusta al proyecto o a la buena práctica.
- Modificaciones del proyecto acordadas con el promotor, con referencia a los planos o documentos que las desarrollan.
- Paralización de un tajo, es decir, de una zona o trabajo concreto, hasta que se cumpla una condición.
- Exigencias de ensayos, pruebas o documentación de materiales antes de aceptarlos.
- Constancia de las visitas y de las comprobaciones hechas en cada una.
- Fecha y firmante de la orden, identificando si es el director de obra o el director de ejecución.
- Ubicación precisa: planta, zona, eje o elemento afectado.
- Qué se ordena, en frases concretas y sin ambigüedad.
- Referencia a planos, detalles o documentos que acompañan la orden.
- Plazo o condición para cumplirla, si procede.
- Firma de enterado de la constructora con su fecha.
El libro de órdenes frente a otros libros y registros de obra
En una obra conviven varios libros con nombres parecidos. Cada uno tiene un propósito y unos responsables distintos, y no deben mezclarse:
| Documento | Para qué sirve | Quién lo lleva o escribe en él |
|---|---|---|
| Libro de órdenes y asistencias | Instrucciones técnicas a la constructora y constancia de las visitas de la dirección. | Director de obra y director de ejecución; la constructora firma el enterado. |
| Libro de incidencias | Control y seguimiento de la seguridad y salud en la obra. | Los agentes que determina la normativa de seguridad y salud en obras de construcción. |
| Libro de subcontratación | Registro de las empresas subcontratadas y de su posición en la cadena de subcontratación. | El contratista, según la normativa de subcontratación en el sector de la construcción. |
| Acta de visita o de reunión | Acuerdos, asistentes y temas tratados en una visita o reunión concreta. | Quien redacta el acta, que la distribuye a los asistentes. |
| Libro del Edificio | Documentación de la obra ejecutada que se entrega a los usuarios finales. | Se forma al terminar la obra y lo recibe el promotor para entregarlo. |
Libro en papel o en formato digital
Tradicionalmente es un cuaderno de hojas numeradas y con copias que facilitan los colegios profesionales, de forma que cada anotación quede fijada y no pueda arrancarse sin dejar rastro. Ese diseño busca lo mismo que cualquier versión electrónica debería asegurar: que nada se borre, que cada entrada tenga fecha y autor identificable y que la constructora no pueda alegar que no la conocía.
Las herramientas digitales facilitan adjuntar fotos y planos a cada instrucción y avisar al instante a quien debe cumplirla. Si sustituyen al libro oficial o solo lo complementan depende de lo que admita la normativa aplicable y el colegio profesional correspondiente, así que conviene consultarlo antes de prescindir del papel. Mientras tanto, es frecuente usar el registro digital para el día a día y trasladar al libro oficial las órdenes de mayor peso.
Al terminar la obra, el CTE prevé que la documentación del seguimiento se deposite en el colegio profesional correspondiente o en la Administración competente, que se ocupan de conservarla y de emitir certificaciones de su contenido a quien acredite un interés legítimo.
Ejemplo práctico (ilustrativo)
En una rehabilitación de un edificio de viviendas, el director de ejecución detecta en su visita que la impermeabilización de una terraza no sube lo suficiente por el peto. Anota en el libro la orden de levantar la lámina en ese tramo y rematarla según el detalle del proyecto antes de colocar el pavimento, con referencia al plano de detalles.
El jefe de obra firma el enterado en el momento. En la siguiente visita, el director de ejecución comprueba la corrección y deja constancia en el apartado de asistencias, indicando que la terraza puede pavimentarse.
Meses después, ante una humedad en la vivienda inferior, el libro permite saber qué se ordenó, cuándo y que la corrección se verificó.
Lista de comprobación para llevar el libro de órdenes
- Libro disponible en la obra desde el primer día.
- Solo escriben órdenes el director de obra y el director de ejecución.
- Cada orden con fecha, ubicación, contenido concreto y referencias.
- Firma de enterado de la constructora en cada anotación.
- Discrepancias de la constructora manifestadas por escrito.
- Visitas registradas en el apartado de asistencias.
- Registro digital, si se usa, coherente con el libro oficial.
- Documentación del seguimiento depositada al terminar la obra.
Preguntas frecuentes
¿Puede la constructora escribir en el libro de órdenes?
El libro está pensado para que la dirección facultativa consigne sus instrucciones, y la constructora firma el enterado. Algunos modelos dejan espacio para observaciones de la constructora, pero no es su función principal. Para plantear dudas o propuestas es más adecuado usar comunicaciones escritas o consultas técnicas que queden registradas.
¿Qué valor tiene una orden dada de palabra en la obra?
Una instrucción verbal es difícil de probar si después hay discrepancias. Lo prudente es que cualquier orden con efecto sobre el proyecto, el coste o el plazo se traslade al libro de órdenes cuanto antes. En la obra pública, además, la normativa de contratación exige que las instrucciones verbales se ratifiquen por escrito para que sean vinculantes.
¿Dónde debe estar el libro de órdenes durante la obra?
Forma parte de la documentación de seguimiento que tiene que estar disponible en la obra, de modo que la dirección facultativa pueda anotar en cada visita. Lo habitual es que permanezca en la caseta u oficina de obra bajo custodia de la constructora, aunque los detalles concretos dependen del modelo de libro y de lo que se acuerde.
Fuentes
- Ley 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado (BOE)
- Código Técnico de la Edificación, Parte I (versión consolidada) — Código Técnico de la Edificación (CTE)
- Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado (BOE)