El libro de incidencias es el registro, con hojas por duplicado y habilitado al efecto, que existe en cada obra para controlar y seguir el plan de seguridad y salud. Debe estar siempre en la obra, en poder del coordinador de seguridad y salud en ejecución o, si no hace falta coordinador, de la dirección facultativa, y en él pueden anotar los agentes que fija la normativa.
Qué es el libro de incidencias y para qué sirve
La normativa de seguridad y salud en las obras de construcción prevé que en cada centro de trabajo exista un libro de incidencias con fines de control y seguimiento del plan de seguridad y salud. El plan es el documento en el que el contratista desarrolla las medidas preventivas de la obra; el libro es el lugar donde queda constancia escrita de cómo se están cumpliendo.
Su función no es recoger cualquier asunto de la obra. Las anotaciones deben estar relacionadas con ese control del plan: advertencias por incumplimientos, observaciones sobre medidas preventivas, instrucciones para corregir una situación o la constancia de que se ha ordenado parar un trabajo.
Al ser un documento con hojas por duplicado, cada anotación deja una copia que puede entregarse a quien debe conocerla. Esa trazabilidad es lo que le da valor frente a un aviso verbal o un mensaje en el móvil.
Quién lo facilita y quién lo custodia
El libro no se elige ni se fabrica en la obra: lo facilita una entidad concreta. En obra privada lo entrega el colegio profesional al que pertenece el técnico que ha aprobado el plan de seguridad y salud. En obras de las Administraciones públicas lo facilita la oficina de supervisión de proyectos u órgano equivalente.
La custodia corresponde al coordinador de seguridad y salud durante la ejecución. Cuando no es obligatorio designar coordinador, porque solo interviene una empresa sin autónomos, lo tiene la dirección facultativa. En ambos casos el libro debe mantenerse siempre en la obra, de modo que esté disponible cuando alguien con derecho a anotar lo necesite.
En la práctica conviene acordar al inicio dónde se guarda físicamente, por ejemplo en la caseta de obra, y quién puede facilitarlo en ausencia del coordinador, sin que eso cambie quién es el responsable de su custodia.
Quién puede hacer anotaciones
La normativa da acceso al libro, con facultad para hacer anotaciones relacionadas con el control del plan, a estos agentes:
- La dirección facultativa de la obra, incluido el coordinador en ejecución.
- Los contratistas, los subcontratistas y los trabajadores autónomos.
- Las personas u órganos con responsabilidades en materia de prevención en las empresas que intervienen en la obra.
- Los representantes de los trabajadores.
- Los técnicos de los órganos especializados en seguridad y salud en el trabajo de las Administraciones públicas competentes.
Notificaciones y aviso a la Inspección de Trabajo
Una anotación no termina cuando se escribe. Después de cada una, el coordinador en ejecución, o la dirección facultativa si no hay coordinador, debe notificarla al contratista afectado y a los representantes de los trabajadores de ese contratista.
Hay dos casos en los que además debe remitirse una copia a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en el plazo de veinticuatro horas: cuando la anotación se refiere al incumplimiento de advertencias u observaciones anotadas antes en el libro por las personas facultadas, y cuando se ha ordenado la paralización de tajos o de la obra por un riesgo grave e inminente.
En toda anotación debe indicarse si se trata de una reiteración de una advertencia anterior o de una observación nueva. Por eso conviene que cada anotación sea concreta y fácil de relacionar con las anteriores. Una buena anotación suele recoger la fecha, la zona o el tajo, la empresa afectada, la situación observada, la medida que se pide y el plazo para aplicarla.
Libro de incidencias, libro de órdenes y libro de subcontratación
En una obra de edificación conviven varios libros oficiales con funciones distintas. Mezclarlos produce anotaciones en el sitio equivocado, que luego no llegan a quien deben llegar.
| Libro | Para qué sirve | Quién lo lleva | Norma de referencia |
|---|---|---|---|
| Libro de incidencias | Control y seguimiento del plan de seguridad y salud | Coordinador en ejecución o, sin coordinador, la dirección facultativa | Normativa de seguridad y salud en las obras de construcción |
| Libro de órdenes y asistencias | Instrucciones de la dirección facultativa sobre la ejecución de la obra | Lo custodia la dirección facultativa; el director de obra y el director de ejecución consignan en él sus instrucciones y el contratista firma el enterado | La LOE |
| Libro de subcontratación | Registro cronológico de las subcontrataciones de cada contratista | Cada contratista | Ley que regula la subcontratación en el sector de la construcción |
Ejemplo práctico (ilustrativo)
En una obra de viviendas, el coordinador en ejecución detecta en su visita que faltan tramos de barandilla en el borde del forjado de la planta 4, donde trabaja la subcontrata de estructura. Lo anota en el libro de incidencias, indica que es una observación nueva, pide reponer la protección antes de seguir trabajando en ese borde y notifica la anotación al contratista principal y a sus representantes de los trabajadores.
En la visita siguiente, la barandilla sigue sin reponer en un tramo. El coordinador lo anota de nuevo, deja escrito que es una reiteración de la advertencia anterior y, como se trata de un incumplimiento de una observación ya anotada, remite una copia a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social dentro de las veinticuatro horas siguientes.
Lista de comprobación del libro de incidencias
- Solicitar el libro a la entidad que corresponde antes de empezar.
- Guardarlo siempre en la obra, en un lugar conocido por todos.
- Dejar claro quién lo custodia y quién lo facilita en su ausencia.
- Anotar solo asuntos relacionados con el control del plan de seguridad y salud.
- Indicar en cada anotación si es nueva o reiterada.
- Notificar cada anotación al contratista afectado y a sus representantes de los trabajadores.
- Remitir copia a la Inspección en los casos previstos y en plazo.
- No usarlo para instrucciones de ejecución, que van al libro de órdenes.
Preguntas frecuentes
¿Puede un subcontratista escribir en el libro de incidencias?
Sí. La normativa incluye a contratistas, subcontratistas y trabajadores autónomos entre quienes tienen acceso al libro y pueden hacer anotaciones, siempre que estén relacionadas con el control y seguimiento del plan de seguridad y salud.
¿Quién facilita el libro de incidencias en una obra pública?
En obras de las Administraciones públicas lo facilita la oficina de supervisión de proyectos u órgano equivalente. En obra privada lo facilita el colegio profesional del técnico que aprobó el plan de seguridad y salud. Los detalles del trámite dependen de cada colegio o Administración.
¿Qué diferencia hay entre una anotación y una paralización?
La anotación deja constancia de una situación y de lo que se pide para corregirla. La paralización es una medida excepcional que el coordinador o cualquier miembro de la dirección facultativa puede ordenar ante un riesgo grave e inminente, y que también debe quedar reflejada en el libro y comunicarse a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Fuentes
- Real Decreto 1627/1997, disposiciones mínimas de seguridad y de salud en las obras de construcción (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado (BOE)
- Ley 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado (BOE)