Cómo elegir un software de gestión de obras: criterios

Antes de ver demos: procesos y problemas concretos

El error más común al buscar un programa de gestión de obras es empezar por los catálogos. En una presentación comercial todas las herramientas parecen capaces de todo, y la comparación acaba siendo una lista de casillas marcadas que dice poco sobre cómo se trabajará en tu obra.

Resulta más útil anotar antes, con el jefe de obra y la oficina técnica, unos pocos problemas concretos: las fotos se quedan en los móviles personales, nadie encuentra qué respondió la dirección facultativa a una consulta antigua o los repasos se acumulan hasta la entrega.

Para cada problema, describe el proceso que hay detrás. Esas respuestas serán después el guion de las demos:

• Quién genera la información y en qué momento: en el tajo, en la caseta o en la oficina.
• Quién la revisa o la aprueba, y qué ocurre cuando no lo hace.
• Qué resultado sale al final: un parte, un informe, un acta, una relación valorada.
• Con qué otras herramientas o personas tiene que cruzarse esa información.

Quién lo va a usar: oficina, obra y empresas externas

Un software para constructoras tiene usuarios muy distintos, y lo que convence a la oficina puede fracasar en el tajo. Piensa en cada perfil y en las condiciones reales en las que va a trabajar:

• Oficina técnica y gerencia: ordenan documentación, revisan varias obras a la vez y preparan informes, casi siempre desde el ordenador.
• Jefe de obra: reparte su jornada entre la caseta, el tajo y las reuniones, y necesita ver de un vistazo lo pendiente sin escribir las cosas dos veces.
• Encargado: registra desde el móvil, a veces con guantes, con sol directo o en un sótano sin cobertura. Para él cuentan los pocos toques y que la aplicación guarde los datos sin conexión y los sincronice después sin perder nada.
• Subcontratas: entran de vez en cuando y apenas reciben formación. Si ver una tarea o un plano les exige instalar varias cosas o pedir ayuda, volverán al teléfono.
• Dirección facultativa y promotora: suelen consultar y, en ocasiones, comentar o aprobar, así que interesa saber cómo se cobra un acceso limitado.

Lo imprescindible y lo que puede esperar

Con los problemas y los usuarios claros, divide los requisitos en dos listas. En la de imprescindibles solo entra aquello sin lo cual la herramienta no resuelve tus problemas prioritarios; lo demás es deseable, por atractivo que parezca en la demo. Así evitas descartar una buena opción por una función secundaria o pagar módulos que nadie abrirá. Como orientación:

• Casi siempre imprescindibles: registro desde el móvil con trabajo sin conexión, acceso sencillo para subcontratas, permisos por obra y por perfil, y exportación completa de los datos.
• Imprescindibles según el caso: control de revisiones de planos si cambian a menudo, gestión de repasos si entregas viviendas, inspecciones documentadas si tu cliente las pide.
• Normalmente deseables: paneles a medida, visor de modelos BIM, firma de documentos dentro de la herramienta o automatismos avanzados.
• Deseables que pueden volverse imprescindibles: la conexión con tu ERP o tu contabilidad, cuando hoy se copian a mano muchos datos.

Integraciones, datos, seguridad y soporte

Hay criterios que no se aprecian en una demo corta y que pesan mucho a medio plazo. Pide que te los enseñen en la propia herramienta, no en una diapositiva.

Si la herramienta guarda datos personales, como teléfonos de trabajadores o fotos en las que aparecen personas, el proveedor suele actuar como encargado del tratamiento, y el Reglamento General de Protección de Datos exige regular esa relación por contrato. Y aunque la Ley de Datos de la Unión Europea establece un marco para facilitar el cambio entre proveedores de servicios en la nube, lo práctico es comprobar tú mismo cómo se exporta todo.

Modelos de precio: cómo comparar sin sorpresas

Comparar solo la cuota mensual suele llevar a error, porque cada proveedor cobra por conceptos distintos. Pide el coste de un escenario realista, con tus obras y tus usuarios, y revisa la duración mínima del contrato, la renovación y las condiciones de baja. Los modelos más frecuentes, solos o combinados, son estos:

• Por usuario: pagas por cada persona con acceso. Aclara si los usuarios externos o de solo consulta cuentan igual que los internos.
• Por proyecto u obra: pagas por cada obra activa. Pregunta qué ocurre con la consulta del archivo cuando la obra se cierra.
• Por módulos: contratas una base y añades funciones. Comprueba qué módulos hacen falta de verdad para tus imprescindibles.
• Costes fuera de la cuota: implantación, migración de datos, formación, almacenamiento adicional, integraciones y soporte prioritario.

Cómo hacer una prueba piloto en una obra real

Ninguna herramienta encaja igual en todas las constructoras, y los cálculos de ahorro presentados en abstracto dicen poco de tu caso. Antes de decidir, prueba las candidatas finalistas en una obra real durante unas semanas: es la forma de saber si la herramienta se adapta a tu manera de trabajar y si tu equipo la adopta.

1. Elige una obra representativa, ni la más sencilla ni la más complicada, con un jefe de obra dispuesto a probar.
2. Define antes de empezar qué procesos se prueban, quién participa y qué tiene que pasar para considerar que funciona.
3. Incluye a quien tendrá más dificultades: el encargado y al menos una subcontrata, no solo la oficina técnica.
4. Carga tus datos reales, con tus planos y tus plantillas, en lugar de los ejemplos del proveedor.
5. Haz que la prueba abarque un ciclo completo de trabajo, con visitas de la dirección facultativa, cambios de planos y un cierre de mes.
6. Al terminar, repasa con los usuarios qué se ha registrado de verdad, qué se ha seguido haciendo por fuera y qué ha fallado, y decide con esos hechos.

Preguntas que conviene hacer en una demo

• ¿Cómo se registra una observación con fotos sin cobertura y cómo se sincroniza después?
• ¿Cómo se invita a una subcontrata, qué ve exactamente y cómo se le retira el acceso?
• ¿Qué pasa con una obra cerrada: sigue consultable, se archiva o tiene coste?
• ¿Cómo se exportan todos los datos, incluidas fotos y documentos, y en qué formatos?
• ¿Dónde se alojan los datos y cómo se hacen las copias de seguridad?
• ¿Qué conexión hay con el ERP, la contabilidad o la planificación de la empresa, y quién la mantiene?
• ¿Qué incluye la puesta en marcha y qué formación recibe el equipo de obra?
• ¿Se puede hacer una prueba en una obra real, con datos propios, antes de firmar?

Preguntas frecuentes