Gestión de subcontratas en obra: alcance, documentación y coordinación

Definir el alcance de cada subcontrata

Una subcontrata es la empresa o el trabajador autónomo que se compromete ante el contratista, o ante otro subcontratista, a ejecutar una parte de la obra. La empresa que le encarga el trabajo se llama empresa comitente. Muchos conflictos en obra no nacen de un mal trabajo, sino de un alcance mal definido: nadie sabe quién debía hacer un remate, una ayuda o una limpieza.

Antes de firmar conviene dejar por escrito qué partidas del proyecto incluye cada contrato y, sobre todo, qué queda en las fronteras con otros oficios. Algunos puntos que suelen generar discusión:

• Ayudas de albañilería a las instalaciones: rozas, pasos, recibidos y tapados.
• Medios auxiliares: quién monta, usa y mantiene andamios, plataformas o grúa.
• Protecciones colectivas: quién las instala, quién las retira para trabajar y quién las repone.
• Limpieza y retirada de residuos de cada tajo.
• Repasos y remates tras la entrada de otros oficios en la misma zona.
• Pruebas y documentación final que debe entregar cada empresa.

Cuántos niveles de subcontratación permite la ley

La ley que regula la subcontratación en el sector de la construcción limita la cadena de subcontratación. La regla general se resume en la tabla siguiente.

De forma excepcional se puede ampliar un nivel adicional por especialización de los trabajos, complicaciones técnicas o fuerza mayor, con aprobación previa de la dirección facultativa anotada en el libro de subcontratación junto con su causa. El contratista debe comunicarlo al coordinador de seguridad y salud, a los representantes de los trabajadores y a la autoridad laboral. Esa ampliación no se aplica a autónomos ni a empresas que solo aportan mano de obra, salvo fuerza mayor.

Documentación antes de entrar en obra

Para intervenir en la cadena de subcontratación, la ley exige a contratistas y subcontratistas una organización productiva propia, asumir los riesgos de su actividad y dirigir directamente el trabajo de su personal. También deben acreditar que sus recursos humanos tienen formación en prevención de riesgos laborales, contar con una organización preventiva adecuada y estar inscritos en el Registro de Empresas Acreditadas, que gestiona la autoridad laboral.

Las empresas tienen además un deber de vigilancia sobre las subcontratas que contratan, en particular sobre su acreditación, su registro y el respeto de los niveles. Si esos requisitos se incumplen, la ley prevé la responsabilidad solidaria del subcontratista que contrató incumpliéndolos y del contratista respecto de determinadas obligaciones laborales y de Seguridad Social.

Por eso conviene no dejar entrar a nadie sin un expediente mínimo revisado: contrato con el alcance firmado, inscripción en el registro, documentación preventiva y de la maquinaria que va a usar, recepción de la parte del plan de seguridad y salud que le afecta y relación de trabajadores autorizados para acceder. Qué documentos concretos se piden depende también de los contratos y de lo que exija el promotor.

El libro de subcontratación

Cada contratista debe disponer de un libro de subcontratación por obra, que permanece en todo momento en ella y lo habilita la autoridad laboral autonómica. En él se reflejan por orden cronológico, desde el comienzo de los trabajos, todas las subcontrataciones con empresas y autónomos. Para cada una se anota:

• Nivel de subcontratación y empresa comitente.
• Objeto del contrato.
• Persona que ejerce la organización y dirección de los trabajos de la subcontrata y, en su caso, sus representantes de los trabajadores.
• Fecha de entrega de la parte del plan de seguridad y salud que le afecta.
• Instrucciones del coordinador de seguridad y salud sobre el procedimiento de coordinación.
• Aprobación de la dirección facultativa en las subcontrataciones excepcionales.

Coordinación diaria e incidencias con las subcontratas

Con la documentación en regla, el trabajo real se juega cada día. El jefe de obra y el encargado reparten zonas, ordenan la entrada de cada oficio y resuelven interferencias. Ayuda mucho fijar una planificación a corto plazo, de una o dos semanas, que cada subcontrata conozca y confirme en la reunión de obra.

Las incidencias con una subcontrata, como un retraso, un trabajo defectuoso o un daño a lo ya ejecutado, deben quedar registradas con fecha, foto, ubicación y empresa, y comunicarse por escrito a su responsable en obra. Un registro ordenado permite reclamar con datos, decidir quién asume un repaso y valorar a cada empresa al terminar.

Al cierre de cada trabajo conviene recoger la documentación final, revisar los repasos pendientes y dejar constancia de la conformidad antes de liquidar el contrato.

Lista de comprobación para gestionar subcontratas

• Alcance de cada contrato escrito, con las fronteras entre oficios resueltas.
• Nivel de subcontratación comprobado antes de aceptar a una empresa.
• Inscripción en el registro de empresas acreditadas verificada en las empresas obligadas a ella.
• Documentación preventiva y de maquinaria revisada antes de entrar.
• Parte del plan de seguridad y salud entregada y fecha anotada.
• Cada subcontratación registrada en el libro por orden cronológico.
• Planificación a corto plazo compartida con todas las subcontratas.
• Incidencias registradas por escrito con foto, fecha y empresa.

Preguntas frecuentes