Cómo gestionar planos de obra y sus revisiones

Por qué las revisiones de planos son un riesgo en obra

Un plano de obra cambia varias veces durante la ejecución: por ajustes del proyecto, por respuestas a consultas, por cambios que pide la promotora o por detalles que desarrollan las ingenierías y las subcontratas. Cada cambio genera una revisión, y cada revisión deja en circulación copias anteriores en papel, en correos y en carpetas compartidas.

El riesgo está en el desfase entre la oficina y el tajo. Si una subcontrata replantea con una revisión superada, el error suele descubrirse cuando ya está ejecutado, y la corrección implica demoler, rehacer y discutir quién asume el coste. A menudo el problema no es técnico, sino de información: la revisión correcta existía, pero no llegó a quien la necesitaba o convivió con la antigua. Por eso la gestión de planos forma parte del control de la ejecución.

Codificación, índice de planos y control de revisiones

Un sistema de control de versiones de planos no necesita ser complejo, pero sí coherente desde el primer día. La regla que lo sostiene es sencilla: el código identifica el plano y la revisión identifica su versión. Un archivo llamado «plano definitivo nuevo» no dice ni una cosa ni la otra. El sistema se apoya en cuatro piezas:

• Codificación: cada plano tiene un código único que no cambia entre revisiones, construido por partes, por ejemplo especialidad, planta o zona y número correlativo. El nombre del archivo repite ese código.
• Índice o listado de planos: un único documento con todos los planos de la obra, su código, título, revisión vigente, fecha y estado. Es la referencia para saber qué es lo último.
• Revisiones con letra o número y fecha: cada cambio sube la revisión, con letras o números según se acuerde, y se anota en el cajetín con su fecha y una breve descripción del cambio.
• Marcado del cambio: el contenido modificado se señala en el propio plano, habitualmente con una nube y la marca de revisión, para que nadie tenga que comparar el plano entero.

Estados del plano: qué se puede usar en obra

Además de su revisión, cada plano debería indicar para qué sirve. Un plano puede ser correcto y, aun así, no estar autorizado para ejecutar. Los nombres varían entre empresas; lo importante es que sean pocos, que figuren en el cajetín y que todo el equipo sepa qué uso permite cada uno.

El paso a para construcción es el momento crítico: si no está claro quién lo autoriza, conviene acordarlo al inicio de la obra y dejarlo por escrito.

Distribución de planos y retirada de copias antiguas

Emitir una revisión no sirve de nada si no llega a quien la necesita o si la anterior sigue en circulación. Una herramienta digital de gestión de planos puede mostrar por defecto solo la versión vigente y avisar a los afectados, pero en muchas obras siguen circulando copias en papel. Por eso conviene seguir siempre el mismo recorrido:

1. La oficina técnica actualiza el índice de planos con la nueva revisión, su fecha y su estado.
2. Se envía a una lista de distribución definida por especialidad, con una hoja de remisión que indica qué planos se entregan, en qué revisión y qué cambia.
3. Cada destinatario confirma la recepción, de forma que se sepa quién tiene la revisión vigente.
4. Las copias impresas superadas se retiran de la caseta, de los tajos y de las subcontratas, o se marcan de forma visible como sustituidas.
5. El cambio se comenta en la siguiente reunión de obra con las subcontratas afectadas, sobre todo si modifica algo ya ejecutado o en curso.

Quién hace qué en la gestión de planos

En la Ley de Ordenación de la Edificación (LOE), tanto el director de obra como el director de la ejecución de la obra forman parte de la dirección facultativa. En el día a día, el reparto habitual de papeles es este:

• Oficina técnica de la constructora: recibe las revisiones del proyecto, mantiene el índice, distribuye los planos vigentes, emite sus propios planos de obra y de taller y archiva el historial.
• Jefe de obra: se asegura de que solo se trabaje con planos vigentes, traslada los cambios al encargado y a las subcontratas y detecta incoherencias antes de ejecutar.
• Encargado: retira las copias superadas del tajo y comprueba que cada cuadrilla trabaja con la revisión correcta.
• Dirección facultativa: el director de obra elabora las modificaciones del proyecto, a petición de la promotora o con su conformidad; la dirección facultativa revisa los planos de taller que afectan al proyecto y resuelve las dudas técnicas que surgen durante la ejecución.
• Subcontratas: trabajan solo con planos recibidos por el canal acordado, avisan de cualquier discrepancia y someten a revisión sus planos de taller antes de fabricar o montar.

Planos as-built: el cierre de la gestión de planos

Los planos as-built, también llamados planos de final de obra o de obra ejecutada, reflejan lo que realmente se ha construido, con las modificaciones introducidas respecto al proyecto. Prepararlos al final es mucho más sencillo si durante la obra cada cambio quedó registrado en una revisión, con su fecha y su motivo.

La LOE prevé que, una vez finalizada la obra, el proyecto con las modificaciones debidamente aprobadas se facilite al promotor, y que la documentación de la obra ejecutada forme parte del Libro del Edificio. La ley atribuye al director de obra elaborar y suscribir esa documentación, y al director de la ejecución de la obra colaborar en ella.

Para la constructora, lo útil es anotar en una copia de control cada cambio que se produce en obra, aunque sea pequeño, y trasladarlo a la oficina técnica periódicamente, sin esperar al final.

Lista de comprobación para controlar los planos en obra

• Código único por plano, que no cambia entre revisiones.
• Índice de planos actualizado con la revisión, la fecha y el estado de cada uno.
• Cada revisión con su letra o número, su fecha y la descripción del cambio.
• Cambios marcados sobre el propio plano.
• Estado visible: para información, para construcción, sustituido o anulado.
• Lista de distribución por especialidad y confirmación de recepción.
• Copias superadas retiradas o marcadas en la caseta y en los tajos.
• Cambios de obra anotados para los planos as-built.

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