Un acta de visita de obra se hace en tres momentos: se prepara antes con los pendientes de la visita anterior, se toma durante el recorrido anotando el estado observado con ubicación y fotos, y se cierra después con las instrucciones, los responsables, los plazos y la fecha de la próxima visita. El borrador se envía a los asistentes para su conformidad.
Qué es un acta de visita de obra y cuándo se redacta
El acta de visita es el documento que recoge lo visto y lo decidido durante un recorrido por la obra. Se centra en lo ejecutado, no en la planificación: qué estado presenta cada zona, qué se ha detectado y qué hay que hacer al respecto.
Suele redactarse en las visitas periódicas de la dirección facultativa, con la frecuencia que se acuerde en cada obra; en visitas ligadas a un hito, como la revisión de armaduras antes de hormigonar o el final de una fase, y en visitas extraordinarias motivadas por una incidencia. Quién la redacta también se acuerda al inicio: unas veces el director de ejecución de obra (DEO), otras el jefe de obra o un técnico de la promotora.
El acta convive con el Libro de Órdenes y Asistencias, en el que la Ley de Ordenación de la Edificación (LOE) prevé que el director de obra y el director de ejecución de obra consignen las instrucciones precisas. Si durante la visita se da una instrucción que se anota en ese libro, el acta puede citarla para que el seguimiento quede completo.
Apartados de un acta de visita de obra
Una buena acta mantiene la misma estructura en todas las visitas, para que cada asistente encuentre cada cosa en el mismo sitio. Estos son los apartados habituales, qué incluir en cada uno y un error frecuente.
| Apartado del acta | Qué incluir | Error habitual |
|---|---|---|
| Encabezado | Nombre y dirección de la obra, número correlativo del acta, fecha, hora y motivo de la visita. | Reutilizar el acta anterior como plantilla sin actualizar el número o la fecha. |
| Asistentes | Nombre, empresa y función de cada persona presente, y quién redacta el acta. | Anotar solo nombres, sin la empresa a la que representa cada uno. |
| Estado observado y observaciones | Breve resumen del avance y observaciones numeradas, con ubicación por planta, zona o eje, plano de referencia y fotos. | Escribir impresiones generales como «fachada mal» sin decir dónde ni qué falla. |
| Instrucciones y acuerdos | Qué se ha decidido sobre cada observación, quién lo indica y a qué punto se refiere. | Mezclar en el mismo texto lo observado y lo ordenado, sin distinguirlos. |
| Responsables y plazos | Una empresa o persona concreta y una fecha para cada acción. | Poner «a la mayor brevedad» como plazo o «la obra» como responsable. |
| Próxima visita y conformidad | Fecha prevista de la siguiente visita, puntos que se revisarán y espacio para la conformidad o firma de los asistentes. | Distribuir el acta sin pedir conformidad, de modo que las discrepancias aparecen semanas después. |
Cómo redactar observaciones objetivas y verificables
Un acta es útil si alguien que no estuvo en la visita entiende cada punto y puede comprobar después si se ha resuelto. Para conseguirlo, ayudan estas pautas:
Un ejemplo de reescritura: «Revisar impermeabilización de ventanas» no permite comprobar nada. «Fachada principal, planta 1, huecos 2 y 3: falta la lámina impermeable en el encuentro de la carpintería con el alféizar (fotos 4 y 5). No colocar el aplacado hasta corregirlo. Responsable: subcontrata de fachadas. Plazo: antes de la próxima visita» sí lo permite.
- Describe hechos, no valoraciones: en lugar de «remate deficiente», indica qué falta o qué no coincide con el proyecto.
- Sitúa cada punto: planta, vivienda o zona, eje o paramento, y el plano de referencia con su revisión.
- Una observación, un número: no agrupes en el mismo punto problemas de oficios distintos.
- Vincula cada foto al texto con su número, en lugar de añadirlas al final sin referencia.
- Distingue observación, instrucción y acuerdo: lo que se ve, lo que indica la dirección facultativa y lo que asume cada parte.
- Sustituye expresiones vagas como «revisar», «en breve» o «según lo hablado» por una acción, un responsable y una fecha.
Modelo de acta de visita paso a paso
Este esquema sirve como punto de partida para una plantilla. Adáptalo a lo que se haya acordado en tu obra y mantenlo igual de una visita a otra.
- Antes de la visita: abre la plantilla, copia los puntos pendientes del acta anterior y lleva los planos en su revisión vigente.
- Encabezado: obra, número de acta, fecha, hora y motivo de la visita, ya sea periódica, de hito o por una incidencia.
- Asistentes: nombre, empresa y función de cada uno, además de las personas que recibirán copia sin haber asistido.
- Pendientes anteriores: estado de cada acuerdo abierto, marcado como resuelto, en curso o sin empezar, con foto cuando se haya resuelto.
- Estado general y observaciones: un resumen breve del avance y, a continuación, las observaciones numeradas por zona, con ubicación, plano y fotos.
- Instrucciones y acuerdos: para cada observación que lo requiera, qué se hará, quién es responsable y en qué plazo.
- Próxima visita: fecha prevista y puntos que se comprobarán en ella.
- Conformidad: nombre de los asistentes y espacio para su conformidad o firma, según el procedimiento acordado en la obra.
Distribución y seguimiento del acta
Un acta pierde utilidad cuanto más tarda en enviarse. Lo práctico es redactarla durante el recorrido o justo al terminarlo y enviar el borrador a los asistentes cuanto antes, con un plazo breve para que propongan correcciones.
Una vez incorporadas las correcciones, la versión definitiva se identifica como tal y se distribuye a los asistentes y a quienes deban actuar aunque no estuvieran presentes, como una subcontrata que no acudió a la visita. Si después hay que corregir algo, se emite una revisión numerada en lugar de modificar el documento ya enviado.
El seguimiento empieza en la visita siguiente: el acta nueva arranca con los pendientes de la anterior, y cada punto se da por cerrado solo cuando se ha comprobado en obra, a ser posible con una foto que lo muestre. Una herramienta digital puede facilitar este paso al generar el acta desde una plantilla y mantener la lista de pendientes entre visitas, pero el criterio sobre qué se observa y qué se acuerda sigue siendo de los asistentes.
Ejemplo práctico (ilustrativo)
En un edificio de viviendas en obra, en fase de tabiquería e instalaciones, el director de ejecución de obra hace su visita periódica con el jefe de obra, el encargado y la subcontrata de fontanería. El acta arranca con los pendientes de la visita anterior: el remate de un hueco en el forjado de cubierta se comprueba resuelto y se cierra con una foto.
Durante el recorrido se anotan dos observaciones. La primera: planta 2, vivienda B, tabique del baño, rozas de fontanería sin recibir (foto 1). La segunda: planta 4, pasillo común, un paso de instalaciones a través de un tabique sin sellar (foto 2). Para la primera se acuerda que la subcontrata de fontanería reciba las rozas antes de que entre el alicatado. Para la segunda, el DEO indica que no se cierre el falso techo de ese tramo hasta sellar el paso, con el jefe de obra como responsable.
Esa misma tarde el borrador llega a los asistentes, con la fecha de la próxima visita y los dos puntos como pendientes. La subcontrata pide precisar a qué tabique del baño se refiere la primera observación, y el acta definitiva incorpora la aclaración antes de distribuirse.
Lista de comprobación antes de enviar el acta
- El acta tiene número correlativo, fecha y motivo de la visita.
- Constan todos los asistentes con su empresa y su función.
- Los pendientes de la visita anterior aparecen con su estado actualizado.
- Cada observación está numerada, ubicada y, si procede, vinculada a sus fotos.
- Cada acción tiene un responsable concreto y una fecha, sin expresiones vagas.
- Se distingue con claridad lo observado de lo indicado o acordado.
- Figura la fecha de la próxima visita.
- Está claro quién recibe el acta y cómo dan su conformidad los asistentes.
Preguntas frecuentes
¿Quién redacta el acta de visita de obra?
Depende de cómo se organice cada obra. En unas la redacta la dirección facultativa, por ejemplo el director de ejecución de obra; en otras, el jefe de obra la prepara y los demás asistentes la revisan. Lo importante es acordarlo al inicio, usar siempre la misma plantilla y enviar el borrador a todos los asistentes para que puedan proponer correcciones.
¿Cuándo hay que enviar el acta después de la visita?
No hay una regla única, pero cuanto antes se envíe, más fácil es que los asistentes recuerden lo tratado y detecten errores. Lo práctico es redactarla durante el recorrido o al terminarlo, enviar el borrador el mismo día o al siguiente y fijar un plazo breve para recibir correcciones antes de emitir la versión definitiva.
¿Qué hacer si un asistente no está de acuerdo con el acta?
Lo adecuado es que proponga su corrección sobre el borrador, antes de que se emita la versión definitiva. Si la discrepancia es de redacción, se corrige; si es de fondo, puede recogerse en la propia acta indicando la postura de cada parte. Lo que conviene evitar es modificar un acta ya distribuida sin dejar constancia: en ese caso se emite una revisión numerada.
¿Cuántas fotos conviene incluir en un acta de visita?
Las necesarias para entender cada observación, no todas las que se hacen durante el recorrido. Lo útil es que cada foto tenga un número, que el texto de la observación la cite y que muestre la ubicación con suficiente contexto, por ejemplo una vista general y un detalle. Las fotos sin referencia, agrupadas al final del acta, ayudan poco a encontrar el punto en obra.
Fuentes
- Ley 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado (BOE)